La conservazione documentale non è solo una necessità aziendale, ma è un vero e proprio obbligo di legge, ciò significa che chi ha il compito di gestire, classificare e archiviare i documenti aziendali svolge un ruolo di grande responsabilità. Tutte le aziende sono tenute, infatti, a conservare alcune tipologie di documenti per un certo periodo di tempo in caso di controllo da parte delle autorità competenti. 

Per prima cosa bisogna fare una distinzione tra conservazione ed archiviazione, che sembrano sinonimi, ma in realtà nel mondo aziendale assumono significati molto precisi. 

Archiviare i documenti significa collocarli in un luogo preposto in modo ordinato e secondo una logica (Archiviazione numerica o Archiviazione alfabetica) per poterli facilmente ritrovare in seguito. Tuttavia non esistono normative specifiche e ogni azienda può gestire come ritiene più opportuno il proprio archivio. 

La conservazione, invece, è una pratica regolamentata a norma di legge e si tratta di un processo ben definito per il quale ogni azienda deve dotarsi di personale e strumenti specifici. La conservazione è obbligatoria, in quanto solo conservandoli è possibile mantenere nel tempo il valore legale dei documenti. 

Riassumendo in poche parole:  

• Archiviazione è il semplice posizionamento in un qualsiasi archivio con criteri soggettivi, e non dà nessuna garanzia.  
• Conservazione è una pratica condivisa nonché definita da leggi e regole, e al termine dà garanzie legali.  

La valenza legale, quindi, è la ragione per cui vengono applicate misure volte a proteggere determinati documenti nel tempo. Inoltre, di fronte a un contenzioso in tribunale o a un accertamento fiscale, saranno solo i documenti conservati a norma di legge a rappresentare una prova inconfutabile. 

Il controllo legale, infine, può giustamente essere richiesto in qualsiasi momento. Per questo motivo è obbligatorio conservare a norma tutti i documenti aziendali. 

Per quanto tempo vanno conservati i documenti 

Non esiste un periodo valido per tutti i documenti aziendali, perché l’obbligo di conservazione varia a seconda del tipo di documento. In linea generale possiamo dire che i documenti vanno conservati da un minimo di un anno ad un massimo di vent’anni, ma dipende soprattutto dalla finalità del documento e dal tipo di persona fisica o giuridica che è tenuto a conservarlo. 

Ad esempio, le Pubbliche Amministrazioni archiviano alcune tipologie di documenti in modo permanente nei cosiddetti archivi storici, utili ai fini di consultazione o esigenze specifiche. D’altro canto, per le aziende e i cittadini si stabilisce un tempo di conservazione per ogni tipologia di documento. 

Tipologie e tempi di conservazione dei documenti aziendali 

“Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.” – Articolo 2220 del Codice Civile sulla Conservazione delle scritture contabili. 

Le scritture contabili sono tutti i documenti che attestano i movimenti finanziari di un’azienda e vanno conservati per dieci anni, anche se ci sono delle differenze anche in base al tipo di azienda. 

I piccoli imprenditori, ad esempio, sono obbligati a tenere i registri per l’IVA e quello dei beni ammortizzabili. 

Gli imprenditori che gestiscono aziende medio-grandi sono invece obbligati a conservare i seguenti documenti: 

• Libro giornale
• Libro degli inventari 
• Corrispondenza commerciale 
• Libro mastro 
• Libro di cassa 
• Libro magazzino 
• Libri sociali 
• Registri previsti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto 
• Scritture ausiliare di magazzino 
• Registro dei beni ammortizzabili 

Chi si occupa della conservazione di questi documenti deve garantirne l’integrità e l’inalterabilità nel tempo: ciò significa che questi materiali devono risultare intatti anche a distanza di tempo e devono quindi essere posti in opportuni raccoglitori per archivio,  che ne garantiscano la durevolezza nel tempo. 

Tipologie e tempi di conservazione dei documenti di casa 

Un discorso diverso va fatto per fatture, bollette, scontrini, e tutti quei documenti di gestione quotidiana dei pagamenti di casa. In questo caso i tempi possono essere molto diversi tra loro ed è opportuno conoscerli per evitare di dover pagare sanzioni salate. 

In questa tabella abbiamo riassunto i tempi di conservazione suddivisi per i principali tipi di documento che abbiamo in casa. 

Tempi di conservazione	Tipologia di documento
1 anno	Rette scolastiche, abbonamenti a palestre, rata assicurazione
2 anni	Scontrini (validi anche come garanzia)
3 anni	Bollo auto, fatture e ricevute degli artigiani
5 anni	Ricevute di pagamento delle tasse e dell’IVA, rate affitto, bollette domestiche, spese condominiali, bollettini IMU, spese mediche, multe.
10 anni	Fatture per spese ristrutturazione casa, tassa nettezza urbana, canone TV, estratti conti bancari, bonifici e pagamenti tramite cc