Documenti amministrativi, fatture, contratti, multe, bollette e chi più ne ha ne metta: alla fine dell’anno, sono davvero tanti i fogli da dover archiviare, soprattutto per evitare che si rovinino o vadano perduti. Inoltre, conservare determinati documenti è un obbligo, per questo diventa fondamentale archiviare la grande mole di contenuti che ogni giorno circolano in ufficio.

Per fare un ottimo lavoro di organizzazione dei contenuti è necessario, tuttavia, disporre dei materiali e degli strumenti giusti e visto che Gennaio è tempo di archiviazione, Logatek Office mette a vostra disposizione incredibili offerte economiche.

Come organizzare un archivio documenti cartaceo

Oggi vogliamo darvi tutti i consigli necessari per organizzare al meglio il vostro archivio documenti cartaceo. 

Esistono due principali sistemi di archiviazione dei documenti, ovvero quello numerico e quello alfabetico. 

La scelta dipende principalmente dalla tipologia documenti da organizzare e dalle esigenze specifiche dell’ufficio.

L’archiviazione numerica è ottima per pratiche con un numero di serie sequenziale e progressivo o per documenti come le fatture che devono essere organizzate per data.

L’archiviazione alfabetica, invece, è più indicata quando la ricerca viene fatta utilizzando il nome di un documento.

Per quanto tempo dobbiamo conservare i documenti?

Per quanto riguarda il tempo di conservazione non esiste una risposta valida per tutti i tipi di documenti aziendali, in quanto l’obbligo di conservazione varia a seconda del tipo di documenti. 

Per sapere di più potete consultare: “Conservare i documenti aziendali e per quanto tempo”

Quali sono i migliori prodotti per l’archiviazione ai prezzi più bassi?

Logatek Office mette a disposizione un’ampia gamma di prodotti per l’archiviazione ai prezzi più bassi, disponibili online sul nostro sito.

I raccoglitori

Tra i prodotti indispensabili per l’archiviazione non posso mancare i raccoglitori! Si tratta di uno dei sistemi di archiviazione più diffusi negli uffici. I raccoglitori per archivio sono contenitori realizzati per conservare un gran numero di documenti, all’interno di fogli perforati o buste forate in plastica trasparente, da ordinare in base alla sequenza desiderata.

La copertina rigida consente di conservare i documenti senza danneggiarli e l’etichetta sul dorso consente di riconoscere facilmente il contenuto al loro interno, inoltre, possono essere di vari formati, dimensioni e tipologia.

Le buste a foratura

Altro strumento indispensabile per l’archiviazione sono le buste forate in plastica trasparente, da inserire all’interno dei raccoglitori. Conosciute anche come buste trasparenti, veline, sacchetti in plastica per raccoglitori, buste portadocumenti e così via, servono a preservare i documenti cartacei all’interno di appositi raccoglitori, senza dover perforare il documento stesso per inserirlo negli anelli. Si differenziano per spessore, formato e finitura del materiale.