L’anno fiscale 2022 è in chiusura e le aziende sono tutte impegnate a preparare e condividere con i propri commercialisti gli ultimi documenti obbligatori per legge. 

Sembra proprio il momento per mettere un po’ di ordine e archiviare i documenti cartacei e digitali per fare spazio ai nuovi! 

Il tema dell’archiviazione documentale è molto vario ed articolato, non solo perché è un’attività necessaria per fare ordine in ufficio, ma soprattutto perché alcune tipologie di documenti è un obbligo che va rispettato. 

In questo articolo cercheremo di fornirvi maggiori informazioni sulle procedure operative necessarie per conservare i documenti aziendali. 

Come archiviare i documenti cartacei 

Sono ancora moltissimi i documenti in formato cartaceo che ogni anno vengono prodotti nelle aziende e che necessitano di essere organizzati e archiviati in questo periodo dell’anno. 

La gestione dei documenti aziendali è una parte importante dell’attività dell’ufficio amministrativo, che quindi deve effettuarla in maniera precisa e puntuale, rispetto alcune regole. Ci sono infatti tipologie di informazioni che vanno conservate per un certo periodo di tempo, così da poter essere disponibili in caso di ispezioni e controlli fiscali. È quindi fondamentale che i documenti conservati rispettino le caratteristiche di integrità, disponibilità e semplicità nell’accesso ai supporti di archiviazione.  

Nel dettaglio ora vedremo come mettere ordine nei documenti per lasciar spazio alla nuova documentazione che verrà prodotta nell’anno nuovo. 

1 – Conservare 

Una grande quantità di documenti va selezionata, fascicolata e conservata correttamente (libri contabili e ausiliari, documenti contabili, fatture), come possiamo fare? 

Innanzitutto, dobbiamo dividere i documenti in base al tipo di archiviazione di cui necessitano. Ad esempio, se pensate che siano documenti che potranno essere consultati spesso, conviene optare per i comodi raccoglitori ad anelli, perché sono facili da aprire e consultare. Se sono documenti da conservare per legge, invece, verranno spostati in un magazzino o in un archivio storico e ordinarli dentro i faldoni da proteggere in comode scatole per l’archivio. 

Tuttavia per conservare adeguatamente i documenti nel tempo è necessario scegliere una carta adatta all’archiviazione, quindi con una buona grammatura e qualità, ma soprattutto che vengano inseriti all’interno di buste in plastica trasparenti, per proteggere il loro contenuto da polvere, macchie e invecchiamento. 

2 – Eliminare 

Con la chiusura dell’anno fiscale, questo diventa il mese giusto per fare un po’ di pulizia negli archivi ed eliminare un po’ di carta che non serve più. Possiamo, dunque, dire addio a tutti quei documenti che hanno superato il tempo massimo di conservazione (circa dieci anni) obbligatorio per legge e che occupano solo spazio. La soluzione più sicura, efficace e veloce per smaltire i documenti è quella di dotarsi di un distruggidocumenti professionale, così da rendere illeggibili e inutilizzabili tutti i dati contenuti nel documento, ma soprattutto per liberare molto spazio nei mobili ed inserire la nuova documentazione che verrà prodotta nell’anno nuovo. 

3 – Preparare 

A questo punto la gran parte del lavoro è fatta: i vecchi documenti sono stati archiviati e quelli inutili sono stati eliminati. Per preparare i materiali che accoglieranno tutto ciò che di nuovo sarà prodotto nel nuovo anno fiscale 2023, cosa dobbiamo fare? Sicuramente liberare cassette nei classificatori,  acquistare nuovi raccoglitori e cartelle sospese, ma soprattutto pianificare la metodologia migliore per catalogare i vari documenti in maniera coerente e facile da replicare da tutti i colleghi che dovranno metterci mano. 

Ecco gli step principali da seguire: 

• Dividere i documenti in categorie, ad esempio archivio per libri contabili, archivio per fatture, archivio per contratti 
• Utilizzare un ordine alfabetico o numerico per catalogarli, così da trovare facilmente il materiale di cui si ha bisogno; 

• Scegliere dove conservare i documenti, decidendo con cura la collocazione definitiva, perché spostare un archivio può risultare davvero molto difficoltoso. 

Come conservare i documenti digitali 

Un discorso un po’ diverso, ma non meno complesso, andrebbe fatto anche per la conservazione digitale, ossia i diversi sistemi di memorizzazione dei documenti di lavoro presenti sui dispositivi informatici, quali pc, tablet e cellulari aziendali. La prima cosa da fare è scegliere il supporto digitale che dovrà ospitarli; ogni azienda è libera di scegliere il metodo di archiviazione digitale che più si avvicina alle sue esigenze,  in base a quantità e tipologia di dati da salvare e possibilità economiche. I principali sistemi digitali di conservazione dei documenti sono: HHD e SSD, chiavette USB, memory card e servizi di cloud storage. 

In realtà il tema della conservazione digitale implica non sono la possibilità di archiviare i dati in modo digitale, ma include una serie di procedure che garantiscono l’inalterabilità e la reperibilità dei documenti, a cui anche le aziende private devono sottostare. Ci sono infatti alcune tipologie di documenti (non tutti) che devono essere conservati digitalmente secondo queste regole, come ad esempio le mail inviate tramite PEC, le fatture elettroniche e i contratti in formato digitale. La fine dell’anno fiscale è il momento migliore per archiviare con queste metodologie i documenti digitali e liberare spazio sul proprio pc per ospitare i nuovi file.